Uw jaarrekening deponeren bij de KvK moet uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar gebeurd zijn. Loopt het boekjaar van uw bv gelijk met het kalenderjaar, dan is 31 december 2026 de uiterste datum voor de jaarrekening over 2025. Is de jaarrekening al eerder vastgesteld, dan geldt een kortere termijn. Wij zetten de termijnen, de werkwijze en de aandachtspunten voor u op een rij.

Wat is deponeren en wie moet de jaarrekening deponeren?

Deponeren betekent dat u de jaarrekening bij de KvK indient. Daarna is de jaarrekening openbaar en kan iedereen hem inzien in het Handelsregister. Of u moet deponeren, hangt af van de rechtsvorm van uw onderneming.

Welke organisaties moeten een jaarrekening deponeren?

De deponeringsplicht geldt onder meer voor:

• de bv, de nv, de coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij;
• een stichting of vereniging met een onderneming die in twee opeenvolgende boekjaren minimaal € 7,5 miljoen per jaar omzet;
• een vof of cv waarvan alle beherend vennoten buitenlandse kapitaalvennootschappen zijn.

Heeft u een eenmanszaak of een gewone vof, dan hoeft u niet te deponeren.

Moet een stichting een jaarrekening deponeren?

Een stichting hoeft de jaarrekening alleen bij de KvK te deponeren als zij een onderneming heeft die in twee opeenvolgende boekjaren minimaal € 7,5 miljoen per jaar omzet. Voor andere stichtingen geldt geen deponeringsplicht bij de KvK.

De basis voor het deponeren is altijd een kloppende jaarrekening. Laat u uw jaarcijfers samenstellen door uw accountant, dan kan die met een machtiging ook het deponeren voor u verzorgen.

Wanneer moet u de jaarrekening deponeren?

Voor de bv kent de wet een vaste volgorde. Het bestuur maakt de jaarrekening op binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar en stuurt deze naar de aandeelhouders. Bij bijzondere omstandigheden kunnen de aandeelhouders het bestuur maximaal vijf maanden uitstel geven voor het opmaken. Daarna hebben de aandeelhouders twee maanden om de jaarrekening vast te stellen.

Na de vaststelling moet u de jaarrekening binnen acht dagen deponeren. Daarnaast geldt voor alle rechtsvormen een harde grens: uiterlijk twaalf maanden na afloop van het boekjaar.

Termijn en uiterste datum voor het deponeren van de jaarrekening

Voor een bv met een boekjaar gelijk aan het kalenderjaar betekent dit:

• zonder uitstel voor het opmaken: uiterlijk 8 augustus;
• met het maximale uitstel van vijf maanden: uiterlijk 31 december;
• zijn alle aandeelhouders ook bestuurder: uiterlijk 8 november. De jaarrekening geldt dan meestal als vastgesteld zodra alle bestuurders en commissarissen hebben getekend, zodat de twee maanden voor het vaststellen niet meetellen.

Uw statuten kunnen andere afspraken bevatten. Kijk daarom ook altijd in de statuten van uw bv.

Kunt u een voorlopige jaarrekening deponeren of uitstel krijgen?

Nadert de uiterste termijn en is de jaarrekening nog niet vastgesteld? Dan deponeert u de opgemaakte, nog niet vastgestelde jaarrekening. Zodra de aandeelhouders de jaarrekening wel hebben vastgesteld, deponeert u alsnog de definitieve versie.

Uitstel voor het deponeren zelf bestaat niet. Het uitstel van maximaal vijf maanden geldt alleen voor het opmaken van de jaarrekening, niet voor het deponeren.

Hoe deponeert u de jaarrekening bij de KvK?

Vanaf boekjaar 2025 deponeert u in principe digitaal, via Standard Business Reporting (SBR). U kunt dat zelf doen of laten doen.

Zelf deponeren of laten deponeren: de mogelijkheden

U heeft de volgende mogelijkheden:

• Zelf deponeren bij de KvK: in het KvK-portaal voor zelf deponeren kunnen micro- en kleine ondernemingen hun jaarrekening opstellen en deponeren. Middelgrote en grote ondernemingen kunnen er alleen een al vastgestelde jaarrekening uploaden.
• Financiële software: met software die SBR ondersteunt. Volgens de KvK gaat dat makkelijker en sneller als u meerdere jaarrekeningen deponeert.
• Via uw accountant of administratiekantoor: die deponeert namens u en heeft daarvoor altijd een machtiging van u nodig.

Inloggen op het portaal kan onder meer met eHerkenning met minimaal betrouwbaarheidsniveau EH2.

Wat heeft u nodig om de jaarrekening te deponeren?

Begin op tijd: vragen of correcties kosten vaak meer tijd dan verwacht.

Checklist voor het deponeren

Zorg dat u het volgende klaar heeft voordat de termijn afloopt:

• de opgemaakte of vastgestelde jaarrekening;
• de datum van vaststelling, als die er al is;
• een geldig inlogmiddel of een machtiging voor uw accountant of administratiekantoor;
• bij een middelgrote of grote onderneming: de overige stukken die openbaar moeten worden, zoals het bestuursverslag en de accountantsverklaring.

Wat deponeert u als micro-, kleine, middelgrote of grote onderneming?

Een gedeponeerde jaarrekening is direct na het versturen zichtbaar in het Handelsregister. Iedereen kan hem opvragen, ook klanten, leveranciers en concurrenten. De KvK vraagt daarom om terughoudend te zijn met persoonsgevoelige informatie in de stukken, zoals handtekeningen of foto’s.

Hoeveel u openbaar maakt, hangt af van de bedrijfsklasse. Een micro-onderneming deponeert een beperkte balans. Een kleine onderneming deponeert een verkorte balans met toelichting. Middelgrote ondernemingen deponeren onder meer een bestuursverslag, een vereenvoudigde balans en winst- en verliesrekening, een uitgebreide toelichting en een accountantsverklaring. Grote ondernemingen deponeren onder meer een bestuursverslag, een uitgebreide balans en winst- en verliesrekening, een uitgebreide toelichting en een accountantsverklaring.

Bij middelgrote en grote ondernemingen hoort een accountantsverklaring bij de gedeponeerde stukken. Die verklaring volgt uit de accountantscontrole van de jaarrekening, dus plan die ruim voor de deponeringstermijn in.

Welke boete en gevolgen volgen bij te laat of niet deponeren?

Te laat deponeren is strafbaar. U kunt een boete krijgen of het Openbaar Ministerie kan een rechtszaak beginnen. De Belastingdienst controleert of ondernemingen op tijd deponeren.

Daarnaast speelt de bestuurdersaansprakelijkheid. Gaat uw bv failliet nadat de jaarrekening te laat is gedeponeerd, dan kunt u als bestuurder persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. De deponeringsplicht loopt bovendien door tot de rechtspersoon is opgeheven. Wilt u uw bv opheffen, deponeer dan eerst de jaarrekening.

Jaarrekening over 2025 nog niet gedeponeerd?

Wacht niet tot de laatste week van december. Controleer welke termijn voor uw bv geldt, regel tijdig uw inlogmiddel of machtiging en plan de afronding nu in. Twijfelt u welke termijn voor uw onderneming geldt, of wilt u het opstellen en deponeren van de jaarrekening uit handen geven? Neem dan vrijblijvend contact op met Van der Veen & Kromhout.