Nu het eind van het jaar voor de deur staat en de administratie weer goed op orde moet zijn, komt ook de werkkostenregeling (WKR) weer om de hoek kijken. Hoe zit het ook alweer, wat moet er nu nog gebeuren en hoe zit het met de verlaging van de vrije ruimte?

In 2021 is in verband met de coronacrisis het percentage van de vrije ruimte voor de eerste € 400.000 euro aan loonsom gelijk gebleven aan 2020, namelijk 3%. Voor het meerdere is het percentage per 2021 verlaagd naar 1,18%. Er kan dus iets minder onbelast worden vergoed dan in 2020.

Wat valt er allemaal onder de vrije ruimte van de WKR regeling?
De volgende posten vallen onder de vrije ruimte van de WKR, mits ze zijn aangewezen:
·       kerstpakketten en andere kleine geschenken;
·       maaltijden op de werkplek (forfaitaire waarde van € 3,35 per warme of koude maaltijd);
·       bedrijfsfitness (indien verstrekt op werkplek: waarde nihil);
·       werkruimte bij de werknemer thuis;
·       huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders en inwoning op de werkplek (waarde € 5,70 per dag);
·       internet en dergelijke communicatiemiddelen thuis;
·       contributie van personeels- en vakverenigingen;
·       fiets, elektrische fiets, scooter;
·       parkeer-, veer- en tolgelden (bij het gebruik van de privé auto);
·       schade wegens diefstal tijdens vervulling dienstbetrekking;
·       apparatuur, gereedschappen en instrumenten mede voor gebruik thuis;
·       personeelsfeesten, personeelsreizen et cetera;
·       producten van het eigen bedrijf;
·       reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer van meer dan € 0,19 per kilometer;
·       rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen (waarde is nihil indien de personeelslening is verstrekt voor de eigen woning of voor een (elektrische) fiets of scooter)
·       werkkleding die mee naar huis gaat en geschikt is om ook thuis te dragen;
·       bonussen tot € 2.400,worden in de regel door de belastingdienst als gebruikelijk gezien.

Wat is het voordeel van een vergoeding in de vrije ruimte?
Rekenvoorbeeld: een werknemer ontvangt een netto bonus van € 500 (bijzonder tarief 40.41%)

Jaarlijks afrekensysteem
Na afloop van het kalenderjaar moet de werkgever voor alle vergoedingen en verstrekkingen uit dat jaar vaststellen of de vrije ruimte wordt overschreden. De eventueel verschuldigde belasting wordt op de aangifte over het tweede tijdvak van het volgende kalenderjaar afgedragen.

Concernregeling
De WKR mag op concernniveau toegepast worden. Het niet gebruikte deel van de vrije ruimte van een werkmaatschappij kan daardoor gebruikt worden bij een andere werkmaatschappij of bij de holding. Als voorwaarde geldt dat de moedermaatschappij voor minimaal 95% eigenaar is van de (klein)dochtermaatschappijen. Wordt de vrije ruimte dan nog overschreden, dan neemt de werkgever met het hoogste totale fiscale loon de eindheffing op in de aangifte loonheffingen en betaalt deze.

Gebruikelijkheid en noodzakelijkheid
Bij toepassing van de WKR dient rekening te worden gehouden met de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. Deze toets bepaalt dat het aanwijzen van een loonbestanddeel als eindheffingsbestanddeel gebruikelijk moet zijn, of in ieder geval voor niet meer dan 30% mag afwijken van wat gebruikelijk is.

De Belastingdienst heeft aangegeven dat zij vergoedingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar gebruikelijk vindt (de zogenoemde doelmatigheidsgrens).
De Belastingdienst stelt verder dat ook het aanwijzen van een loonbestanddeel als eindheffingsloon redelijk moet zijn.

Noodzakelijk betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. De mate van dat zakelijke gebruik is daarbij niet doorslaggevend. Als het werk in theorie ook mogelijk is zonder de voorziening, kan toch aan het noodzakelijkheidscriterium worden voldoen. Waar het om gaat is dat de voorziening naar een redelijk oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Tevens moet worden aangetoond dat deze voorziening gericht is op een optimale bedrijfsvoering. Als een voorziening noodzakelijk is voor het werk van de werknemer, dan is de werkgever ook financieel verantwoordelijk daarvoor. De kosten van een noodzakelijke voorziening komen derhalve voor zijn rekening.

Gerichte vrijstellingen
Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen wel loon, maar kunnen toch onbelast gegeven worden, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Deze vrijstellingen heten gerichte vrijstellingen. Dit zijn bijvoorbeeld vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten eigen vervoer tot maximaal € 0,19 p/km. Ook maaltijden bij overwerk, koopavonden of dienstreizen en personeelskortingen tot 20% met een maximum van € 500 per werknemer per jaar vallen onder de gerichte vrijstellingen.

Let op! Een gerichte vrijstelling betekent dat zowel een vergoeding, verstrekking als terbeschikkingstelling onbelast kan zijn. Is er sprake van een waarde lager dan nihil, indien de werknemer een bijdrage betaalt die hoger is dan de fiscale waarde, dan moet voor de WKR de waarde toch op nul gesteld worden.

Nihilwaarderingen voor werkplekvoorzieningen
Voor een aantal faciliteiten die voornamelijk worden gebruikt op de werkplek, zoals werkkleding en consumpties op de werkplek, geldt een nihilwaardering.

Let op! De ‘werkplek’ is de plaats waar de werknemer arbeid verricht en waarop voor de werkgever de Arbowetgeving van toepassing is. De werkplek in de eigen woning van de werknemer is uitgezonderd, ondanks het advies om zoveel mogelijk thuis te werken.

In deze nieuwsbrief hebben we u meegenomen in de belangrijkste hoofdlijnen van de WKR. Dit is niet allesomvattend. Mocht u nog specifieke vragen hebben voor uw situatie dan kunt u contact met de salarisafdeling opnemen.