Werkkostenregeling: bent u u klaar voor de afrekening?

Geplaatst op 25 januari 2016

De werkkostenregeling is vanaf 1 januari 2015 door alle werkgevers toegepast. Inmiddels zijn we een jaar verder en volgt het eerste afrekenmoment bij de aangifte loonheffingen januari 2016. Om goed voorbereid te zijn hebben wij de regels voor de afrekening en de mogelijkheden voor een gezamenlijke concernafrekening voor u op een rij gezet.

Afrekening 2015 bij de aangifte januari 2016
Bij overschrijding van de vrije ruimte (1,2% van de totale fiscale loonsom) vindt een eindheffing plaats van 80%. Deze eindheffing moet worden afgedragen bij de aangifte januari 2016, welke uiterlijk eind februari 2016 moet worden ingediend en afgedragen.

Let op!
Als de inhoudingsplicht eindigt, mag niet worden gewacht met afrekenen tot de aangifte van januari, maar moet worden afgerekend in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht is geëindigd.

Om de afrekening te kunnen doen, moet duidelijk zijn welke vergoedingen, verstrekkingen en ter beschikkingstellingen zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel. Wanneer en hoe dit aanwijzen uiterlijk moet plaatsvinden, is niet helemaal duidelijk. De staatssecretaris geeft in een besluit aan dat de Belastingdienst gedurende het kalenderjaar uitgaat van aanwijzing als eindheffingsbestanddeel op het moment dat niet individueel verloond wordt. De Belastingdienst gaat ook na afloop van het kalenderjaar nog steeds uit van deze aanname als aan het einde van het kalenderjaar de aanwijzing in de administratie is verwerkt. Deze verwerking is verder vormvrij en kan geschieden in de financiële administratie, maar ook in bijvoorbeeld een Excelbestand.

Tip:
Zorg dat uw administratie op orde is en dat de eindheffingsbestanddelen zijn aangewezen. Hiermee voorkomt u dat de Belastingdienst bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen later alsnog individueel bij uw werknemers belast.

Concernregeling
Uiterlijk bij het indienen van de aangifte januari 2016 kunt u kiezen voor toepassing van de concernregeling. De concernregeling kan door een inhoudingsplichtige samen met een andere inhoudingsplichtige worden toegepast als gedurende het gehele kalenderjaar:

  • de inhoudingsplichtige een belang van minimaal 95% heeft in die andere inhoudingsplichtige, of
  • die andere inhoudingsplichtige een belang van minimaal 95% heeft in de inhoudingsplichtige, of
  • een ander een belang van minimaal 95% heeft in de inhoudingsplichtige terwijl deze ander ook een belang heeft van minimaal 95% in die andere inhoudingsplichtige.

Bij belang gaat het om een belang in het aandelenkapitaal.

Als gekozen wordt voor de concernregeling geldt deze voor alle concernonderdelen die het gehele kalenderjaar hebben voldaan aan de eigendomseis van minimaal 95%. Het is dus niet mogelijk om bepaalde concernonderdelen uit te sluiten.

Tip:
De concernregeling kan ook worden toegepast als sprake is van een tussenholding zonder werknemers. Van belang is dat sprake is van een (middellijk) belang van minimaal 95%. In het geval van een moedermaatschappij met een 100%-belang in een tussenholding zonder personeel en daaronder 100% dochtervennootschappen, kan de concernregeling dus worden toegepast tussen de moeder en de dochters.

Door de concernregeling ontstaat een collectieve ruimte van alle tot het concern behorende inhoudingsplichtigen. De inhoudingsplichtige met de grootste totale fiscale loonsom geeft de eindheffing als gevolg van de overschrijding van de gezamenlijke vrije ruimte aan en draagt deze af.

Let op!
Alle tot het concern behorende inhoudingsplichtigen zijn wel aansprakelijk voor de verschuldigde eindheffing.

Alle inhoudingsplichtigen van het concern zijn verplicht om in hun administratie een aantal vastleggingen te doen zoals de totale fiscale loonsom, een overzicht van de eindheffingsbestanddelen, gegevens van de andere inhoudingsplichtigen en de gezamenlijk verschuldigde belasting.

Tip:
Stichtingen die in financieel, organisatorisch en economisch opzicht zodanig zijn verweven dat zij een eenheid vormen, kunnen ook de concernregeling toepassen.

Van der Veen & Kromhout

Daar kun je op sturen