Onkostenvergoeding zakelijke reis van uw werknemer

Geplaatst op 19 april 2018

Als ambtenaren op dienstreis gaan, gelden er vaste bedragen als onkostenvergoeding. Deze bedragen zijn vastgesteld volgens het Reisbesluit. Deze bedragen mag u ook toepassen voor zakelijke reiskosten van werknemers binnen uw bedrijf.

Dienstreizen binnenland

Transport

Voor binnenlandse dienstreizen kunt u maximaal de volgende bedragen voor verblijfkosten onbelast vergoeden aan uw werknemer:

  • kleine uitgaven overdag: € 4,41
  • kleine uitgaven ‘s avonds: € 8,83
  • ontbijt: € 9,94
  • lunch: € 8,93
  • avondmaaltijd: € 22,41
  • logies: € 100,68

Vergoeding bovenmatig

Vergoedt u meer dan genoemde bedragen, dan kunt u het meerdere als belast loon aanmerken of onderbrengen in de werkkostenregeling. De vergoeding is dan onbelast bij de werknemer.

Let op!
Komt u echter met alle vergoedingen en verstrekkingen betreft de werkkostenregeling in het jaar boven de grens van 1,2% van de loonsom van uw bedrijf uit, dan betaalt u als werkgever 80% eindheffing over het meerdere.

Dienstreizen buitenland

Ook voor dienstreizen naar het buitenland kunt u het Reisbesluit Buitenland volgen voor wat betreft onbelaste vergoedingen. Ook deze vergoedingen zijn gerichte vrijstellingen en dus onbelast. De vergoedingen verschillen per land, streek en stad. Meer informatie vindt u op deze site van de Overheid.

Niet aannemelijk? Dan belast!

Als u de kosten van een overnachting niet aannemelijk kunt maken, mag u volgens het Reisbesluit Buitenland een vergoeding van €11,34 geven. Deze vergoeding is dan echter wel belast. Dit geldt overigens voor alle bedragen die u niet aannemelijk kunt maken, aangezien het aftrekbare kosten betreft en de bewijslast bij u ligt.

Meer of minder kosten?

U bent niet verplicht de vergoedingen volgens de Reisbesluiten te volgen. U kunt dus ook alle werkelijke kosten vergoeden op basis van facturen. U zult wel altijd de zakelijkheid aannemelijk moeten kunnen maken.

Van der Veen en Kromhout

Voor ondernemers die eruit halen wat erin zit.