Rijdt uw werknemer een auto van de zaak en rijdt hij hier privé meer dan 500 kilometer op jaarbasis in? Dan telt u een bijtelling bij het loon van deze werknemer op. Op deze bijtelling is daardoor de loonheffing van toepassing, waardoor het privégebruik op deze manier via de loonstrook wordt belast. Rijdt een werknemer alleen zakelijk of minder dan 500 privékilometers per jaar? Dan geldt de bijtelling niet. Een sluitende rittenregistratie en een Verklaring geen privégebruik auto zijn dan wel nodig.
Een sluitende rittenregistratie
Als een werknemer de auto van de zaak alleen zakelijk gebruikt of voor minder dan 500 privékilometers, dan is het belangrijk dat hij een sluitende rittenregistratie bijhoudt. In deze rittenregistratie staan gegevens over de auto en de gegevens per rit. U vindt de vereisten van deze rittenregistratie op de website van de Belastingdienst. U kunt ook gebruikmaken van een rittenregistratiekastje/black box in de auto die de ritten automatisch bijhoudt.
Verklaring geen privégebruik van auto
U moet als werkgever ook kunnen bewijzen dat u geen bijtelling met het salaris van de werknemer hoeft te verrekenen. Hiervoor is de Verklaring geen privégebruik auto van de Belastingdienst. De werknemer vraagt deze verklaring aan bij de Belastingdienst. Voldoet de werknemer aan de vereisten, dan geeft de Belastingdienst deze verklaring af. U slaat vervolgens de verklaring op in het personeelsdossier.
Geef het door als er iets verandert
Heeft de werknemer een Verklaring geen privégebruik auto, dan is het belangrijk dat hij aan de bewijsplicht blijft voldoen. Verandert er iets, dan moet de Belastingdienst dat weten. Bijvoorbeeld als uw werknemer een andere auto van de zaak krijgt. Rijdt de werknemer meer dan 500 privékilometers of gebruikt hij geen auto van de zaak meer? Dan is het belangrijk dat de werknemer de verklaring via de website van de Belastingdienst intrekt. Dit wordt nog wel eens vergeten!
Nog een paar tips
Zijn er in uw bedrijf werknemers met een Verklaring geen privégebruik auto? Controleer dan periodiek of het autogebruik nog aan alle wettelijke eisen voldoet. Zo voorkomt u problemen met de Belastingdienst, bij bijvoorbeeld een looncontrole. Daarnaast raden wij ook altijd aan om een autoregeling op te stellen en deze door de werknemer te laten tekenen. Hierin legt u alle regels omtrent eventuele schades, boetes, voorwaarden bij ziekte of uitdiensttreding, enzovoort vast.
- Rijdt uw werknemer een auto van de zaak en rijdt hij meer dan 500 privékilometers? Dan telt u een bijtelling bij het salaris op.
- Gebruikt de werknemer de auto alleen zakelijk of voor minder dan 500 privékilometers? Zorg dan voor een sluitende rittenregistratie en een Verklaring geen privégebruik auto.
- Verandert er iets in de situatie? Geef het tijdig door aan de Belastingdienst.
- Controleer periodiek of u nog aan alle wettelijke eisen voldoet.
Simon Haringa
Hoofd HR Business/ Salariszaken
Bij vragen over het zakelijk en privégebruik van een auto van de zaak, staan we voor u klaar! Neem contact op met uw vaste contactpersoon voor de salarisverwerking of stuur een e-mail met vermelding van uw naam, bedrijfsnaam en telefoonnummer naar [email protected]
Blog van onze experts
- Wat moet je regelen wanneer je een auto van de zaak alleen zakelijk gebruikt
- Jonge ouders hebben recht op betaald en onbetaald ouderschapsverlof
- Zo zit het met het geboorteverlof voor partners
- Dit moet u weten over bevallings- en zwangerschapsverlof
- Wij zijn uw partner voor de Subsidieregeling praktijkleren over het schooljaar 2022/2023
2022 - Van der Veen en Kromhout