Wat valt er allemaal onder de vrije ruimte van de Werkkostenregeling?

De volgende posten vallen onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling, mits ze zijn aangewezen:

• kerstpakketten en andere kleine geschenken
• maaltijden op de werkplek
  (forfaitaire waarde van € 3,90 per warme of koude maaltijd)
• bedrijfsfitness
  (indien verstrekt op werkplek: waarde nihil)
• werkruimte bij de werknemer thuis
• huisvesting buiten de woonplaats door permanente werkzaamheden elders en inwoning op de werkplek
  (waarde € 6,70 per dag)
• internet en dergelijke communicatiemiddelen thuis
• contributie van personeels- en vakverenigingen
• fiets, elektrische fiets, scooter
• parkeer-, veer- en tolgelden
  (bij het gebruik van de privé auto)
• schade wegens diefstal tijdens vervulling dienstbetrekking
• apparatuur, gereedschappen en instrumenten mede voor gebruik thuis
• personeelsfeesten en -reizen etcetera
• producten van het eigen bedrijf
• reiskostenvergoedingen, declaraties, voor reizen met eigen vervoer van meer dan € 0,23 per kilometer
• thuiswerkvergoeding van meer dan € 2,35 per thuisgewerkte dag
• rentevoordeel van aan personeel verstrekte leningen
  (waarde is nihil indien de personeelslening is verstrekt voor de eigen woning of voor een (elektrische) fiets of scooter)
• werkkleding die mee naar huis gaat en geschikt is om ook thuis te dragen
• bonussen tot € 2.400 worden in de regel door de belastingdienst als gebruikelijk gezien

Wat is het voordeel van bonus in de vrije ruimte?

Als werkgever kan het al snel voordeliger zijn om een bonus uit te keren, ook al is de vrije ruimte al volledig benut.

Rekenvoorbeeld: een werknemer ontvangt een netto bonus van € 500 (bijzonder tarief 41,13%) 

Wilt u weten wat de voordeligste manier is om een bonus aan uw medewerkers uit te keren? Neem dan contact op met uw vaste contactpersoon van onze salarisadministratie. Wij helpen u graag verder. Deze kan dan voor u snel een berekening maken wat het goedkoopste is.

Jaarlijks afrekensysteem

Na afloop van het kalenderjaar moet de werkgever voor alle vergoedingen en verstrekkingen uit dat jaar vaststellen of de vrije ruimte wordt overschreden. De eventueel verschuldigde belasting wordt uiterlijk op de aangifte over het tweede tijdvak van het volgende kalenderjaar afgedragen.

Concernregeling

De werkkostenregeling mag op concernniveau toegepast worden. Het ongebruikte deel van de vrije ruimte van een werkmaatschappij kan daardoor gebruikt worden bij een andere werkmaatschappij of bij de holding. Als voorwaarde geldt dat de moedermaatschappij voor minimaal 95% eigenaar is van de (klein)dochtermaatschappijen. Wordt de vrije ruimte dan nog overschreden, dan neemt de werkgever met het hoogste totale fiscale loon de eindheffing op in de aangifte loonheffingen en betaalt deze.

Gebruikelijkheid en noodzakelijkheid

Bij toepassing van de werkkostenregeling dient rekening te worden gehouden met de zogenoemde gebruikelijkheidstoets. Deze toets bepaalt dat het aanwijzen van een loonbestanddeel als eindheffingsbestanddeel gebruikelijk moet zijn, of in ieder geval voor niet meer dan 30% mag afwijken van wat gebruikelijk is. De Belastingdienst heeft aangegeven dat zij vergoedingen van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar gebruikelijk vindt (de zogenoemde doelmatigheidsgrens). De Belastingdienst stelt verder dat ook het aanwijzen van een loonbestanddeel als eindheffingsloon redelijk moet zijn.

Het noodzakelijkheidscriterium houdt in dat een werkgever zaken, (bijvoorbeeld tablet, gereedschap, bureaustoel) kan vergoeden of verstrekken zonder dat dit als loon voor de werknemer wordt gezien. Hiervoor is het noodzakelijk dat de verstrekte goederen moeten bijdragen aan het goed kunnen vervullen van de functie van de werknemer. Hiervoor is het niet van belang in hoeverre de zaken alleen zakelijk gebruikt worden. Het is aan de werkgever om te beoordelen welke zaken de werknemer of een groep werknemers echt noodzakelijk dienen te gebruiken om de werkzaamheden goed te kunnen uitvoeren. Wat ook van belang is, is dat de werkgever financieel de kosten van deze zaken draagt en niet verhaalt op de werknemer.

Gerichte vrijstellingen

Bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen vormen wel loon, maar kunnen toch onbelast gegeven worden, zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. Deze vrijstellingen heten gerichte vrijstellingen. Dit zijn bijvoorbeeld vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke kosten van openbaar vervoer en reiskosten eigen vervoer tot maximaal € 0,23 p/km. Ook maaltijden bij overwerk, koopavonden of dienstreizen en personeelskortingen tot 20% met een maximum van € 500 per werknemer per jaar vallen onder de gerichte vrijstellingen.

Let op! Een gerichte vrijstelling betekent dat zowel een vergoeding, verstrekking als terbeschikkingstelling onbelast kan zijn. Is er sprake van een waarde lager dan nihil, in het geval de werknemer een bijdrage betaalt die hoger is dan de fiscale waarde, dan moet voor de WKR de waarde toch op nul gesteld worden.